Politique de confidentialité

TAPRSVP INC. est une société constituée en Ontario qui exploite TapRSVP, un service Web conçu pour aider les hôtes à recueillir les RSVP, gérer les réponses des invités et communiquer avec les participants autour d’un événement.

La présente Politique de confidentialité explique comment TapRSVP traite les renseignements personnels lorsque des hôtes créent et gèrent des événements, que des invités répondent ou qu’une personne communique avec nous.

Renseignements que nous recueillons

Les renseignements que nous recueillons dépendent de la façon dont TapRSVP est utilisé. Nous recueillons des renseignements directement dans les parcours de compte, d’événement, de RSVP, d’achat et d’assistance, et nous pouvons recevoir des renseignements sur un invité de la part d’un hôte lorsque celui-ci enregistre une réponse RSVP ou un numéro de téléphone que l’invité lui a fourni.

Hôtes

Nous pouvons recueillir :

• des renseignements sur le compte et la connexion;
• le nom complet, l’adresse courriel de contact, le numéro de téléphone et la préférence linguistique;
• une attestation selon laquelle l’hôte a 14 ans ou plus et le moment où elle a été enregistrée; TapRSVP ne demande pas une date de naissance uniquement pour cette vérification;
• des renseignements sur l’événement tels que le titre, la date, l’heure, l’échéance RSVP, la note et le lieu;
• des renseignements sur les achats et les transactions;
• les demandes d’assistance et les messages.

Invités

Les invités peuvent répondre à une invitation sans créer de compte. Nous pouvons recueillir :

• le nom;
• la réponse RSVP;
• l’indication selon laquelle la réponse concerne un enfant;
• un message facultatif;
• le numéro de téléphone lorsque le parcours RSVP l’exige;
• les choix de consentement ou de retrait relatifs aux SMS;
• des renseignements techniques limités nécessaires pour fournir, sécuriser et dépanner le service RSVP.

Un hôte peut aussi enregistrer une réponse RSVP qu’un invité lui a communiquée directement. Lorsque l’hôte fournit le numéro de téléphone de l’invité à cette fin, il doit confirmer que l’invité l’a autorisé à transmettre ce numéro à TapRSVP pour l’événement.

Le fait de conserver le numéro de téléphone d’un invité, y compris un numéro fourni par un hôte, ne signifie pas à lui seul que l’invité a accepté de recevoir des SMS. Les SMS liés à l’événement nécessitent l’autorisation SMS applicable de l’invité lui-même.

Paiements

Les paiements sont traités par Stripe. TapRSVP ne conserve pas les numéros complets de carte de paiement ni les codes CVC dans sa propre base de données d’application.

Lors d’un paiement payant, Stripe peut recueillir le nom du payeur ainsi qu’une adresse de facturation ou postale sur sa page de paiement hébergée. TapRSVP ne copie pas cette adresse de facturation ou postale dans le profil de l’hôte ni dans sa propre base de données d’application.

TapRSVP peut conserver des renseignements sur la transaction tels que le numéro de commande, le montant, la devise, les éléments achetés, l’état du paiement, les renseignements de reçu, un instantané du nom du payeur et les dossiers de remboursement à des fins de rapprochement des paiements, de reçus, de remboursements, de comptabilité et de fiscalité, de gestion de la fraude ou des litiges et d’autres obligations légales de tenue de dossiers.

Assistance

Si vous communiquez avec nous, nous pouvons recueillir votre adresse courriel, votre message, le sujet ainsi que tout renseignement sur une commande ou un événement que vous fournissez. Pour les problèmes techniques, nous pouvons aussi recueillir des renseignements limités sur le navigateur ou la page nécessaires pour enquêter sur le problème.

N’envoyez pas de mots de passe, de renseignements complets sur une carte de paiement ni de renseignements sensibles inutiles au moyen de l’assistance ou des champs de texte libre.

Avis de lancement

Si vous demandez à être avisé du lancement de TapRSVP, nous recueillons l’adresse courriel que vous fournissez, ainsi que l’heure de l’inscription, la préférence linguistique et la page source. Nous utilisons ces renseignements uniquement pour envoyer le courriel unique de lancement demandé et pour exploiter et protéger le processus d’inscription.

Comment nous utilisons les renseignements

Nous ne vendons pas les renseignements personnels et ne les utilisons pas pour de la publicité de tiers.

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• fournir et exploiter TapRSVP;
• authentifier les hôtes et maintenir les comptes;
• déterminer si une personne satisfait à l’âge minimal requis par TapRSVP pour être hôte;
• créer et gérer les événements et les RSVP;
• fournir les fonctions achetées;
• envoyer des courriels transactionnels, des SMS d’événement autorisés et l’avis unique de lancement demandé;
• traiter les paiements, reçus, remboursements, dossiers comptables et fiscaux ainsi que les dossiers de transaction ou de contrat de consommation connexes;
• répondre aux demandes d’assistance et de confidentialité;
• prévenir la fraude, le pourriel, les abus et les activités en double;
• sécuriser et dépanner le service;
• respecter les obligations légales et faire appliquer nos règles de service.

Renseignements partagés au moyen de TapRSVP

Les hôtes peuvent recevoir les renseignements transmis par leurs invités, notamment les réponses RSVP et les autres renseignements sur les invités disponibles dans le cadre de l’événement.

Lorsque le produit le permet, un hôte peut aussi recevoir le numéro de téléphone d’un invité tant que ce numéro est encore conservé pour l’événement. Un RSVP Summary acheté peut inclure les renseignements téléphoniques conservés et disponibles au moment où le rapport est consulté.

Les hôtes peuvent choisir de partager ou non leur propre numéro de téléphone avec les invités qui répondent qu’ils participeront.

SMS

La conservation du numéro de téléphone d’un invité et son autorisation de recevoir des SMS sont distinctes.

TapRSVP envoie des SMS liés à un événement uniquement lorsque l’invité a donné l’autorisation propre à l’événement qui s’applique et qu’il demeure admissible à recevoir le message. Les hôtes ne peuvent pas donner le consentement SMS au nom d’un invité.

Un invité peut refuser ou retirer son autorisation de recevoir des SMS liés à l’événement sans modifier sa réponse RSVP.

Pour arrêter tous les messages texte TapRSVP concernant n’importe quel événement, répondez STOP. Une action START ou UNSTOP prise en charge peut lever un blocage au niveau du fournisseur, mais elle ne crée pas à elle seule un consentement SMS propre à l’événement.

TapRSVP peut conserver des métadonnées de livraison limitées indiquant qu’un numéro de téléphone a déjà reçu l’instruction STOP initiale pour le périmètre actuel du fournisseur ou de l’expéditeur SMS, afin de ne pas répéter cette instruction dans chaque message TapRSVP ultérieur. Ce marqueur opérationnel est distinct du consentement SMS et du blocage STOP au niveau du fournisseur.

Témoins et stockage du navigateur

TapRSVP utilise un nombre limité de témoins et de mécanismes de stockage du navigateur nécessaires pour fournir le service, notamment :

• un témoin de continuité RSVP utilisé pour reconnaître une réponse RSVP faite à partir du même navigateur;
• une préférence linguistique;
• un état de session temporaire utilisé pour le parcours du produit et les avis.

TapRSVP n’utilise actuellement ni témoins publicitaires ni identifiants publicitaires de tiers.

Fournisseurs de services

Nous utilisons des fournisseurs de services pour exploiter TapRSVP, notamment pour :

• l’authentification, la base de données et l’hébergement;
• le traitement des paiements;
• l’envoi de SMS;
• le courriel transactionnel;
• l’infrastructure Web et API.

Les fournisseurs actuels comprennent Supabase, Stripe, Twilio, Resend, Vercel, Railway et Google. Google est également utilisé pour conserver la liste d’avis de lancement avant le lancement et, lorsque cette fonction est activée, pour la connexion Google.

Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements pour notre compte et peuvent traiter ou stocker des renseignements à l’extérieur de votre province ou à l’extérieur du Canada, selon le service et sa configuration.

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet, notamment en réponse à une procédure légale valide, dans le cadre d’enquêtes sur la fraude ou la sécurité ou afin de protéger des droits et la sécurité.

Conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle ils ont été recueillis, sous réserve des exigences légales, comptables, de sécurité, de consentement, de règlement des différends et de conservation légale.

En général :

• la liste d’avis de lancement avant le lancement est conservée jusqu’à l’envoi du courriel unique de lancement et jusqu’à ce qu’elle ne soit plus nécessaire pour résoudre les problèmes de livraison, après quoi TapRSVP supprime la liste active;
• les renseignements du compte hôte sont conservés tant que le compte existe;
• une fois un événement archivé, les renseignements téléphoniques récupérables des invités entrent dans le processus de caviardage et sont rendus irréversiblement non récupérables conformément au calendrier de conservation de TapRSVP;
• les renseignements détaillés sur l’événement et les invités sont normalement planifiés pour suppression environ 60 jours après l’archivage de l’événement;
• certains renseignements peuvent être conservés plus longtemps lorsque cela est requis à des fins légales, réglementaires, de sécurité, de règlement de différends ou pour une autre finalité de conservation documentée;
• les dossiers de transaction et de remboursement peuvent être conservés pendant six ans à compter de la fin de l’année d’imposition correspondante;
• les dossiers d’assistance peuvent être conservés pendant trois ans après leur fermeture ou leur résolution définitive;
• certains dossiers limités de consentement, de retrait, de prévention de la fraude, d’audit ou de conservation légale peuvent être conservés plus longtemps lorsque cela est nécessaire à ces fins précises.

Certains fournisseurs de services peuvent conserver des dossiers opérationnels, de paiement, de livraison, de sécurité ou de sauvegarde limités conformément à leurs propres exigences de conservation.

Suppression du compte

Les hôtes admissibles peuvent lancer la suppression de leur compte directement à partir de leur profil TapRSVP.

La suppression élimine ou réduit de façon irréversible les renseignements personnels liés au compte, à l’événement, aux invités et les renseignements connexes contrôlés par TapRSVP, sous réserve des dossiers qui doivent être conservés à une autre fin légitime.

Par exemple, TapRSVP peut conserver des dossiers limités de transaction, de remboursement, d’assistance, de consentement ou de retrait, de prévention de la fraude ou de conservation légale lorsque cela est requis ou permis.

La suppression du compte n’entraîne pas en soi un remboursement.

Si la même identité de connexion externe est utilisée de nouveau ultérieurement, les données supprimées du compte et des événements TapRSVP ne sont pas restaurées.

Vos droits en matière de confidentialité

Selon le droit applicable à votre demande, vous pouvez avoir le droit de :

• demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• nous demander de corriger des renseignements inexacts;
• retirer votre consentement lorsque cela s’applique;
• demander la suppression ou la destruction lorsque cela s’applique;
• demander la portabilité des renseignements admissibles lorsque la loi prévoit ce droit;
• lorsque cela s’applique, nous demander de cesser la diffusion ou le désindexage de renseignements personnels;
• déposer une plainte en matière de confidentialité ou contester nos pratiques.

Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de répondre, et certaines demandes sont assujetties à des exceptions légales ou à des exigences de conservation.

Pour présenter une demande relative à la confidentialité, communiquez avec [email protected] et indiquez que la demande est destinée au Responsable de la protection des renseignements personnels.

Vous pouvez également avoir le droit de communiquer avec l’organisme de réglementation de la vie privée compétent pour votre situation.

Sécurité

TapRSVP utilise des mesures de protection administratives et techniques adaptées à la sensibilité des renseignements que nous traitons, notamment des contrôles d’accès et le chiffrement des numéros de téléphone récupérables.

Aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue. Lorsque la loi l’exige, nous fournirons un avis concernant un incident de confidentialité ou de sécurité admissible.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité à mesure que TapRSVP, nos fournisseurs de services ou les exigences légales évoluent.

La version en vigueur indiquera sa date d’entrée en vigueur ou sa date de dernière mise à jour.

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